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ウェブ社内報で情報共有とコミュニケーションを。見られるサイト作りのコツは?

ウェブ社内報で情報共有とコミュニケーションを。見られるサイト作りのコツは?

会社の理念や経営方針、社内の伝達事項などを社員に広く発信する社内報。最近、従来の紙媒体からウェブ版の社内報へ移行する企業が増えてきているようです。本記事ではウェブ社内報について、メリットやデメリット、ウェブ社内報ツールの選び方や導入にあたって知っておきたいポイントなどを解説します。

ウェブ社内報とは

バインダーに挟まれた書類

バインダーに挟まれた書類

社内のICT整備により、従来紙媒体で配布されていた社内報もウェブ版に切り替えを行う企業が増えているようです。まずは、ウェブ社内報とはどんなものなのか、目的や概要について紹介します。

ウェブ社内報の目的

紙媒体のものでも同じですが、ウェブ社内報は社内の情報を社員に共有するツールです。その内容は、会社の経営理念や経営陣の思い、ビジョン、決算報告はもちろん、社内で進行しているプロジェクトの紹介やお知らせ、コラムなど多岐にわたります。社内のコミュニケーションを円滑にして情報共有を図り、モチベーションアップにつなげるのが、社内報の目的です。

テレワーク時代だからこそ検討したいツール

コロナ禍で、これまでのようなFace to Faceでのコミュニケーションが減ってきている今。環境が変わり、社員同士の意思疎通が難しくなってきている面も懸念されています。ウェブ社内報はネットワークを介して、社員同士がつながりを感じられるツールです。導入することで、これらの課題を改善できるかもしれません。

ウェブ社内報のメリット

笑顔でタブレットを見る男性

笑顔でタブレットを見る男性

導入するにあたり、まず理解しておきたいのはウェブ社内報のメリットとデメリット。ここでは最初に、ウェブ社内報のメリットについて解説します。

鮮度の高い情報をリアルタイムに発信可能できる

スピーディかつリアルタイムに情報を伝達できるのが、まず挙げたいウェブ社内報のメリット。紙媒体の社内報だと作成してから発行までに時間がかかってしまい、その間に情報の鮮度が落ちることも少なくありません。ウェブ社内報であれば、公開後に加筆修正があっても容易に対応可能です。

コストを削減できる

ウェブ社内報には、印刷コストがかからないというメリットも。もちろんウェブ社内報システムの導入や運用にはコストがかかりますが、なかには無料で使えるツールもあります。

専門知識がなくても簡単に作成できる

ウェブ社内報に特化したシステムを使えば、ブログ感覚で内容を更新できることも多いです。また紙媒体の社内報とは違い、関連情報とのリンク付けもできるため、読み手はより知りたい情報を引き出せるようになるでしょう。

読み手の反応を感じられる

ウェブ社内報システムには、SNSのような読者側からリアクションが可能な機能を搭載しているものもあります。この機能を使えば、情報が一方通行にならず相互コミュニケーションを図れるでしょう。リアクションを見れば、どんなコンテンツが社員に望まれているかを可視化しやすくなります。

ウェブ社内報のデメリット

パソコンの前であくびをする女性

パソコンの前であくびをする女性

ウェブ社内報にはデメリットもありますので、導入前に理解しておくことが大切です。ここではウェブ社内報のデメリットについて解説します。

読み手に魅力的なコンテンツ作成が必要である

ウェブ社内報と紙媒体の社内報における最大の違いは、情報伝達方式の違いです。紙媒体はPush方式と呼ばれ、読み手の意思にかかわらず手元に情報が配信される仕組み。これに対してウェブはPull方式と呼ばれ、読み手側が読みたいという意思を持って情報にアクセスする必要があります。そのためウェブ社内報には、読みたいと思わせるコンテンツ作成が求められるのです。

スマホやパソコンがないと読めない

ウェブ社内報を読むためには、スマホやパソコンなどの機器が必要です。1人1台に端末がないパートやアルバイトがいる企業の場合、社内報閲覧のための機器が必要とされるでしょう。

本当に伝えたいことが伝わらないリスクがある

ウェブ社内報は、見たい情報を読み手側が選べます。そのため、会社が一番知ってほしい情報と読み手の読みたい情報が一致しないこともあるかもしれません。会社が伝えたい情報が必ずしも社員にしっかり伝達されるとは限らないことを覚えておきましょう。

ウェブ社内報制作ツールの選び方

会議中の男女

会議中の男女

ウェブ社内報は0から自社で構築することも可能ですが、多くの企業がウェブ社内報に特化したツールを導入しています。ここでは、ウェブ社内報システムの選び方について見ていきましょう。

費用で選ぶ

ウェブ社内報システムは、多くの場合初期導入費用と月額利用料が必要です。料金体系は機能や提供するベンダーでさまざま。費用対効果や予算、これまで社内報にかかっていた費用などを鑑みて比較検討しましょう。

使い勝手で選ぶ

ウェブ社内報のメリットの1つ、スピード感のある情報発信のためには、ユーザーインターフェイスの使い勝手は重要です。ブログ感覚で更新や加筆修正ができるものをおすすめします。また、運用が簡単なのもポイントです。できるだけ社内でウェブ社内報運用の手間をかけたくないなら、サーバ管理の必要がないサービスを選ぶと良いでしょう。

データ解析機能で選ぶ

ウェブ社内報は、システムによって収集する情報や解析するデータが異なります。導入前にどんな情報が欲しいのかを明確にしておくと、システムを選びやすいです。

セキュリティの高さで選ぶ

ウェブ社内報には、社内の気密性の高い情報を掲載することもあるでしょう。そのため、関係者以外が容易にアクセスできないようにセキュリティ対策を施されているかも選ぶ基準となります。

社員に読んでもらえるウェブ社内報作りのポイント

笑顔でパソコンをのぞく男女

笑顔でパソコンをのぞく男女

ウェブ社内報はPull方式の情報発信ツールであるため、社員が読みたくなるようなコンテンツ作成が重要です。ここでは、社員に読んでもらえるコンテンツ作りのポイントを解説します。

社内報のコンセプトを明確にする

ウェブ社内報のコンセプトや目的を明確化することは、とても重要です。簡単に更新できるが故、どんどんコンテンツが増えて大切な情報が埋もれてしまうおそれもあります。運営側は何を目的に社内報を発信しているのか、常に意識しておく必要があるでしょう。

読みたいと思われるコンテンツ作成を行う

せっかくウェブ社内報を発信していても、社員が魅力を感じるコンテンツでなければアクセスは伸びません。システムのデータ解析機能を使いこなし、どんな情報が社員に求められているのかを分析してコンテンツ作成を行うことが重要です。

リアクションしやすいコンテンツを入れる

読み手からのリアクションが感じられることも、ウェブ社内報の魅力の1つです。そのためウェブ社内報には社内の大切な伝達事項だけでなく、社員が気軽に読めてリアクションしやすいコンテンツも適度に入れたいもの。例えば、季節ネタや社員インタビューなどが定番です。

初めてのウェブ社内報なら「ザ社内報」がおすすめ

ザ社内報

ザ社内報

クリップキットでは、ウェブ社内報に特化した「ザ社内報」というシステムを提供しています。ここでは、ザ社内報のおすすめポイントを紹介します。

ブログ感覚で誰でも簡単に構築

ザ社内報は、直感的で誰でも使いやすいユーザーインターフェイスが特徴。まるでブログのように簡単に記事作成ができます。管理画面もシンプルでわかりやすく、専門知識のない一般社員でも使いやすい仕様です。

相互コミュニケーション・アクセス分析機能が充実

SNSのようないいね!機能やコメントを書ける機能があり、読み手と書き手が相互にコミュニケーションを取りやすいツールです。独自開発のアクセス分析ツールがあるため、公開記事の反響をリアルタイムに確認できます。

運用開始までスピーディ

ウェブ社内報の申し込みから公開までは約1ヵ月。共通ドメインを利用するのであれば、運用開始は最長5営業日です。独自ドメインであっても、1週間以内で開始可能とスピーディに始められます。

低コストで導入可能

ザ社内報の初期導入費用は、15万円からです。月額利用料はアカウント1万人以下であれば、月5万円ととてもリーズナブル。もちろん1万人以上のアカウントを持つ企業でも、システム利用は可能です。

ウェブ社内報で密な社内コミュニケーションを

タブレットを囲む社員達

タブレットを囲む社員達

紙媒体の社内報より簡単に情報発信可能なウェブ社内報。リアルタイム更新やアクセス分析などウェブ版だからこそできるメリットを活かして、社員同士の密なコミュニケーションを図りましょう。
taakaakoo56 スマートメディア CMS事業部...

taakaakoo56 スマートメディア CMS事業部ライティングディレクター

コンテンツマーケティングのためのメディアサイト構築をライティングディレクターとして支える。担当する企業は冠婚葬祭系、ファッション系などのSEO記事。元IT屋の経験を活かし、誰でも分かるコンテンツ制作に邁進中。
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